Informativa privacy

Il titolare del trattamento è:

• Helia S.r.l.
• Sede legale: Via Galliera 32, 40121 Bologna (BO), Italia
• P.IVA / C.F.: 04352381208
• E-mail: administration@helia-voice.com

Helia S.r.l. è titolare dei dati del tuo account (chi sei, come accedi, il piano che usi). Per il contenuto della casella che colleghi e per i documenti che carichi, Helia agisce come responsabile del trattamento per conto dell'azienda cliente, che ne resta titolare: le regole di questo rapporto sono nei Termini di servizio.

• Account: nome, cognome, email, nome dell'azienda, lingua, password (conservata solo come hash) oppure il collegamento all'account Google o Microsoft con cui accedi.
• Casella di posta collegata: le email della Posta in arrivo e quelle inviate, con oggetto, mittente e destinatari, testo, intestazioni, date e allegati; l'indirizzo della casella e i token di accesso rilasciati da Google o Microsoft.
• Contenuti che crei in Helia: documenti, pagine del sito importate, FAQ, procedure, regole dei filtri e di inoltro, bozze e risposte.
• Risultati dell'intelligenza artificiale: riassunto, categoria e tono stimati di ogni conversazione, bozze proposte e livello di confidenza.
• Pagamenti: piano, stato dell'abbonamento e identificativo cliente di Stripe. I dati della carta li tratta Stripe, Helia non li vede.
• Dati tecnici: indirizzo IP, browser, log di sicurezza e di funzionamento.

Le email che ricevi contengono anche dati di terzi (i tuoi clienti e fornitori). Li trattiamo solo per conto tuo e solo per il servizio che hai attivato.

• Fornire il servizio: leggere le email in arrivo, classificarle, preparare le bozze, inviare le risposte che approvi (o, se lo attivi, quelle sicure in automatico) e mostrarti lo storico. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
• Gestire account, abbonamento e assistenza, comprese le email sull'uso del piano. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b).
• Sicurezza e prevenzione degli abusi, con i log tecnici. Base giuridica: legittimo interesse (art. 6.1.f).
• Obblighi di legge, per esempio fiscali e contabili. Base giuridica: obbligo legale (art. 6.1.c).
• Statistiche interne sull'uso del prodotto (iscrizioni, attivazioni, piani), senza leggere il contenuto delle email. Base giuridica: legittimo interesse (art. 6.1.f).

Non usiamo i tuoi dati per pubblicità, non li vendiamo e non profiliamo i tuoi contatti.

Helia Inbox chiede a Google due autorizzazioni distinte.

Helia non cambia etichette, non segna le email come lette e non cancella le tue email.

L'uso e il trasferimento ad altre applicazioni delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano le [Norme sui dati utente dei servizi API di Google](https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), compresi i requisiti di Uso limitato (Limited Use). In particolare:

• usiamo i dati di Gmail solo per fornire e migliorare le funzioni di Helia Inbox che vedi e usi;
• li trasferiamo a terzi solo quando serve per queste funzioni (i fornitori elencati nei sub-responsabili), per motivi di sicurezza, per rispettare la legge o in caso di fusione o acquisizione, sempre con le stesse tutele;
• non li usiamo per pubblicità, né per valutare l'affidabilità creditizia, e non li vendiamo;
• non li usiamo per addestrare modelli di intelligenza artificiale generali, nostri o di terzi. I fornitori di modelli che usiamo elaborano le email solo per produrre la risposta e, per contratto, non le usano per addestrare i loro modelli;
• nessuna persona legge le tue email, salvo che tu ce lo chieda per messaggi specifici (per esempio in assistenza), per motivi di sicurezza come indagare su un abuso, per obblighi di legge, oppure su dati aggregati e anonimi per il funzionamento interno.

Puoi revocare l'accesso in qualsiasi momento: scollegando la casella in Helia Inbox, eliminando l'account oppure da myaccount.google.com/permissions. Quando scolleghi la casella o elimini l'account, Helia revoca anche l'autorizzazione presso Google.

Per le caselle Microsoft, Helia chiede Mail.ReadWrite, Mail.Send, User.Read e offline_access, per le stesse funzioni descritte sopra: leggere la posta, gestire le proprie bozze e inviare le risposte. Valgono gli stessi impegni su uso, condivisione e addestramento. Microsoft non permette a un'applicazione di revocare da sola la propria autorizzazione: dopo aver scollegato la casella puoi rimuoverla dalla pagina "Le mie app" del tuo account Microsoft.

Le email non filtrate, i documenti pertinenti e le tue istruzioni vengono elaborati da modelli linguistici per classificare la conversazione e scrivere la bozza. I modelli sono eseguiti su Amazon Bedrock nelle regioni dell'Unione europea. Per controllare la qualità e i costi registriamo le chiamate ai modelli, compreso il testo elaborato, nello strumento di monitoraggio indicato tra i sub-responsabili. Queste registrazioni vengono cancellate con la conversazione o con l'account.

Le bozze sono proposte: decidi tu se inviarle. Se attivi l'invio automatico, Helia invia da sola solo le risposte con confidenza alta.

Usiamo fornitori che trattano i dati per nostro conto come responsabili (art. 28 GDPR). L'elenco aggiornato, con finalità e luogo del trattamento, è nella pagina dei sub-responsabili. Comunichiamo dati alle autorità solo se la legge lo impone.

Google e Microsoft non sono nostri sub-responsabili: sono i fornitori della tua casella, con cui hai un rapporto diretto.

Database, file e modelli di intelligenza artificiale sono ospitati nell'Unione europea. Alcuni fornitori (per esempio per l'hosting dell'interfaccia web e per i pagamenti) possono trattare dati fuori dallo Spazio economico europeo: in quei casi il trasferimento è coperto dalle Clausole contrattuali standard della Commissione europea e, se applicabile, dal Data Privacy Framework UE-USA.

• Email e conversazioni: finché le elimini tu, finché scolleghi Helia Inbox o finché elimini l'account. Nelle impostazioni puoi scegliere di cancellare in automatico le conversazioni ferme da 30, 90 o 180 giorni o da un anno.
• Documenti: finché li elimini o elimini l'account.
• Account: finché non lo elimini.
• Dati di fatturazione: per il tempo richiesto dalla legge fiscale italiana (10 anni).
• Log tecnici: per un periodo limitato, poi vengono cancellati.
• Copie di backup: vengono sovrascritte nel loro normale ciclo di rotazione.

Quando elimini l'account cancelliamo email, allegati, documenti (compreso l'indice di ricerca), registrazioni delle chiamate ai modelli e token di accesso, e revochiamo l'autorizzazione presso Google. Teniamo solo statistiche anonime, senza email né nome dell'azienda, e i dati che la legge ci obbliga a conservare.

• Una conversazione: eliminala dall'app.
• La casella: scollegala dalle impostazioni; Helia smette di leggerla e revoca l'accesso presso Google.
• Tutto: in Helia Inbox apri il menu dell'account e scegli Elimina account. Se usi lo stesso account anche in Helia Voice puoi togliere solo Helia Inbox oppure eliminare tutto.
• Se non riesci ad accedere: scrivi a administration@helia-voice.com dall'indirizzo dell'account e cancelliamo noi i dati entro 30 giorni.

I dati viaggiano cifrati (TLS) e sono conservati su infrastruttura Amazon Web Services nell'Unione europea. I token di accesso a Google e Microsoft sono cifrati nel database. L'accesso dei nostri tecnici ai sistemi è limitato a chi ne ha bisogno per far funzionare il servizio.

Questo sito non usa cookie di profilazione né strumenti di analisi. L'app Helia Inbox salva nella memoria del browser (localStorage) solo il token della sessione e le tue preferenze, come lingua e tema. Le pagine di accesso di Google e Microsoft applicano le proprie informative sui cookie.

Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opporti al trattamento (artt. 15-22 GDPR) scrivendo a administration@helia-voice.com. Rispondiamo entro un mese. Puoi anche presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

Se sei il cliente o il fornitore di un'azienda che usa Helia Inbox, rivolgiti prima a quell'azienda, che è titolare dei dati delle sue email: la aiuteremo a risponderti.

Helia Inbox è un servizio per aziende e professionisti e non è rivolto a minori di 18 anni.

Se cambiamo questa informativa in modo rilevante te lo comunichiamo via email o nell'app prima che le modifiche si applichino. Ultimo aggiornamento: 13 ottobre 2026.